Pourquoi la corporation de service des notaires du québec m'a-t-elle choisi pour vous entretenir aujourd'hui d'un progiciel intégré pour la pratique du droit? Moi qui se vante de n'avoir aucune affinité ni intérêt pour les techniques de l'informatique!

Pourquoi ne pas avoir choisi un crack de l'informatique qui aurait pu vous expliquer l'endroit et l'envers d'un progiciel intégré?

Certes, je suis néophyte en technocratie informatique et le jargon des puces m'est inconnu mais, je suis riche d'une expérience inestimable... tous les jours dans ma pratique j'utilise un progiciel intégré : Para-Maître.

Vous savez, je suis un amateur de musique classique et comme beaucoup d'entre eux, je suis constamment à la recherche du système de son qui «matérialise» instantanément l'auditeur mélomane dans une salle de concert. Pour moi, un système audiophonique ne doit répondre qu'à ce critère qualité du son... ses microprocesseurs, sa fiche technique me laissent indifférent. Cette division technique/pratique se transpose aisément dans ma relation avec Para-Maître. Aussi, qui mieux qu'un usager, par surcroit un juriste, pour vous entretenir de l'utilisation d'un progiciel intégré dans la pratique du droit!

Il y a quelques années, le besoin de s'informatiser a secoué les notaires. Je siégeais à cette époque comme membre du bureau, à titre de représentant du district de joliette, et comme membre du comité administratif à la chambre des notaires du Québec. Nous constations alors que l'ère du notaire «potiron» était finie depuis plusieurs années; l'étude notariale devait être une véritable entreprise et tous les éléments, inhérents à la pratique, intégrés à un système. Après des études, la chambre des notaires doit se rendre à l'évidence, aucun progiciel sur le marché n'est en mesure de répondre adéquatement et complètement aux besoins des notaires. Qu'à cela ne tienne... elle produira «le» progiciel.

Loin d'une folie... le développement d'un progiciel intégré exclusif à la pratique notariale est sans contredit un coup de génie. Une des meilleures, sinon la meilleure réalisation de la chambre, quelles que soient les difficultés rencontrées et les coûts importants assumés.

La corporation de service des notaires offre en août 88 une première version de Para-Maître. Une page est tournée, une des plus anciennes et des plus nobles professions de l'histoire prenait le grand virage technologique de l'informatique.

Évidemment, cela a révolutionné ma pratique personnelle. J'ai toujours été fasciné par l'influence des nouvelles technologies sur la pratique du droit et comme plusieurs juristes, j'ai été un candidat idéal à l'acquisition, souvent prématurée, de logiciels de traitement de texte et de gestion.

À chaque fois, sans exception, ces logiciels m'ont déçu; outre le fait de les payer très (trop!) cher, il n'y avait aucune intégration et ne répondaient jamais à l'ensemble de mes besoins. Je rêvais d'un système global; la chambre des notaires du Québec allait me le procurer.

J'aimerais vous entretenir aujourd'hui des aspects positifs d'un tel progiciel dans le quotidien tels :

augmentation de la productivité,

rentabilité accrue,

meilleur suivi des dossiers,

réduction du personnel,

diminution des risques d'erreurs,

meilleur service à la clientèle,

Le progiciel développé respecte l'intégration. Para-Maître permet de suivre l'évolution d'un dossier du début à la fin. Concrètement, cela signifie pour moi, que je peux maintenant, à la trace, suivre un dossier, au fil de toutes les transactions, sans même quitter mon fauteuil!

En fait, Para-Maître fusionne les données de base, achemine l'information là où elle doit aller, à toutes les étapes nécessaires pour l'exécution d'un mandat. Ce qui représente une économie de temps incroyable tout en réduisant considérablement le risque d'erreur.

L'intégration d'une gestion informatisée au logiciel WordPerfect a comme avantage de me permettre de profiter de toute la capacité du traitement de texte, sans avoir à retranscrire des informations déjà contenues dans ma base de données. Ainsi, libéré de l'aspect répétitif, voire purement technique des mandats, je dispose de tout mon temps pour penser, élaborer sur des questions de droit et découvrir des champs d'application plus larges. De plus, j'ai une approche concrète sur la question de l'heure dans le milieu notarial soit, le regroupement des études. Je pense ici à la communication électronique entre bureaux de juristes. J'ai maintenant la possibilité de doubler voire de tripler le volume de mon entreprise, d'avoir une influence et une présence provinciale sans quitter mon fauteuil. N'est-ce pas merveilleux?

Il y a quelques années, j'ai rejoint un regroupement d'études, «Service Corporatif PME», afin d'offrir à ma clientèle des services de plus en plus spécialisés en droit corporatif. Aujourd'hui, sous cette bannière se retrouvent plus de 25 études représentant plus de 100 juristes et ayant plus de 4 000 clients corporatifs. Plusieurs de ces études se servent du progiciel intégré Para-Maître et naturellement, elles peuvent communiquer aisément entre elles.

Sans exagération, je peux affirmer que Para-Maître c'est le portrait de mon étude. Toute ma pratique tient maintenant sur le coin de mon bureau.

Le matin, quand j'active mon écran, mon étude défile devant mes yeux : tous mes dossiers-clients, les actes à venir, le temps de mon personnel de soutien, ma comptabilité générale ou en fidéicommis, mon agenda et plus...

J'ai même transporté mon étude à la maison! Tout simplement en installant un écran et modem, je peux maintenant finaliser un dossier sans avoir à me déplacer et surtout en ayant accès à toutes les ressources de mon étude. Conciliant et amusant de pouvoir, à l'heure qui me convient, en pyjama ou en robe de chambre, de prendre trente minutes pour vérifier ou consulter le travail fait dans la journée, la gestion de mon temps ainsi que celui de tous les employés collaborateurs.

En effet, avec Para-Maître, je consulte rapidement l'ensemble de mes dossiers, afin de déterminer l'évolution de ceux-ci, sans avoir à me lever pour récupérer les dossiers physiques. Indéniablement, cela assure un meilleur suivi des dossiers.

Par exemple, un client appelle pour savoir où en est son dossier? Sans problème et sans déranger ma collaboratrice, je peux donner une information juste et précise. Je me tourne vers mon écran et dans les secondes qui suivent je consulte son dossier. Je fais mentir le préjugé qui prétend que faire affaires avec un notaire c'est long... et par ricochet, celui du notaire enfoui sous la paperasse!

Je viens d'affirmer «sans déranger ma collaboratrice»... Eh oui! Un aspect remarquable de Para-Maître c'est qu'il m'a permis de réduire mon personnel. L'augmentation éventuelle de la tâche (avec l'amélioration des conditions économiques!) ne m'obligera pas nécessairement à embaucher du personnel supplémentaire; Para-Maître pourra sans difficulté venir à la rescousse.

En effet, les automatismes d'un logiciel intégré réduisent considérablement le temps d'exécution des tâches. Prenons comme exemple, la production d'un rapport des testaments. Auparavant, cela exigeait qu'une collaboratrice vérifie les index, les répertoires de chaque notaire, de saisir le rapport, ce qui pouvait facilement représenter une journée et plus de travail. Avec Para-Maître, le rapport est produit automatiquement en... 10 secondes.

Concrètement, la diminution de la tâche de travail a entraîné une réduction importante de personnel. Avant l'acquisition de Para-Maître, notre étude a déjà eu trois fois plus de collaborateurs et collaboratrices pour un volume d'affaires à peu près semblable. Aujourd'hui, tout en offrant un service de qualité et plus rapide, les trois notaires de l'étude travaillent avec trois collaboratrices. Avouez que c'est un avantage extrêmement intéressant pour un gestionnaire... moins de personnel pour un volume d'affaires semblable et une meilleure qualité des services!

Je crois avoir réussi l'exploit, en dure période de récession économique, et où la marge de profit est de plus en plus mince, de maintenir un chiffre d'affaires intéressant tout en diminuant les dépenses d'opération.

La compétition est de plus en plus forte et un bon nombre de juristes ont vu leurs profits diminuer, à peu près dans la même proportion que leur remise de T.P.S. et T.V.Q. inéluctablement, Para-Maître m'a aidé à supporter cette situation.

Un aspect tout aussi intéressant, c'est que vous n'êtes plus prisonnier de votre personnel. La défection d'une collaboratrice, par exemple la veille de la signature d'un contrat important, n'est plus une catastrophe! Sans hésiter, je pourrais presque affirmer que ma principale collaboratrice... se nomme Para-Maître!

Para-Maître est également synonyme de gestion efficace - les signatures de contrats importants, ne me surprennent jamais la veille! - je sais où sont mes priorités... l'agenda intégré à Para-Maître facilite la consultation, la planification de mes activités journalières ou hebdomadaires ou mensuelles. J'ai également accès aux agendas de chaque ressource de l'étude. J'aurai même accès à l'agenda de mon épouse puisque, depuis l'installation d'un poste de travail à la maison, elle souhaite y intégrer ses activités personnelles et professionnelles.

Avant de vous faire une démonstration «live» de Para-Maître, j'aimerais vous faire découvrir quelques modules de Para-Maître.

Premier module, noms et adresses, ici se retrouvent toutes les informations concernant mes clients, ni plus ni moins la mémoire de mon étude. C'est une banque de données disponible instantanément et simultanément par toutes les ressources de l'étude.

Ensuite un plongeon dans le coeur du progiciel, le module dossier-travail. C'est ici que le mandat à réaliser est identifié ainsi que toutes les phases indispensables à sa conception.

En fait, grâce à l'intégration du progiciel, les données enregistrées dans le module noms et adresses sont fusionnées au dossier-travail pour produire des actes, des lettres, des factures, des cartes-clients, des rapports, etc. C'est également dans ce module que l'on retrouve les éléments essentiels à la réalisation de tout dossier afin d'y assurer le maximum de qualité.

De plus, tous les formulaires du répertoire de droit, ancienne et nouvelle série, sont disponibles dans Para-Maître... me donnant ainsi accès à tous les modèles d'actes existants qu'ils ne restent plus qu'à personnaliser.

En effet, progiciel intégré ne signifie pas impersonnel. Une des plus grandes qualités de Para-Maître est sans nul doute sa grande flexibilité. Avec le module entretien fonctionnel, j'ai adapté l'environnement de Para-Maître. Je n'aurais pas supporté de livrer mon étude poing lié à un système informatique. J'ai acquis un outil de travail qui a dû se plier à ma personnalité, à ma façon de pratiquer le droit, à ma méthodologie ainsi qu'aux services particuliers à ma région. Comme vous savez, je viens de la région de joliette et l'agriculture, principalement la culture du tabac et l'élevage du porc y tiennent une place importante. Mon étude devait tenir compte de cette particularité régionale. J'ai réussi facilement à acclimater Para-Maître à cette réalité tout en conservant l'uniformité dans la gestion de l'étude.

Parlons maintenant finance, on n'y échappe jamais! Para-Maître me permet sans difficulté de quantifier. Tout le temps passé à l'élaboration d'un dossier, et ce pour chacune des ressources de l'étude, est enregistré par le biais du module gestion du temps et déboursés.

L'objectif d'un tel module est d'obtenir l'idée la plus juste possible des coûts réels de réalisation d'un dossier, selon sa complexité et les exigences techniques. Facile alors de vérifier si les coûts engendrés pour la production du dossier sont plus élevés ou moins élevés que les honoraires demandés aux clients. Pour chaque dossier, tout est consigné en détail : le temps passé aux différentes activités, le taux des ressources, les appels interurbains, les messagers, les coûts des certificats de taxes, etc.

Définitivement, je possède l'outil de gestion par excellence pour déterminer la marge de profit des différents mandats et ce, tout en connaissant son coût de revient réel.

Un autre module important de Para-Maître, est la comptabilité en fidéicommis. Il offre une gestion complète de la comptabilité en fidéicommis de mon étude et ce, en conformité avec les exigences de la chambre des notaires du Québec. Ainsi, la gestion des comptes de banques des groupes oeuvrant en société réelle ou nominale et de toutes les transactions bancaires est réalisée de façon automatique. Je peux effectuer sans douleur les entrées et les sorties de fonds, les saisies de transactions, les transferts de fonds, les certificats de dépôt, les valeurs en garde... etc.

Naturellement, un module de comptabilité générale est intégré. Toutes les transactions de déboursés, de recettes et d'écritures comptables sont enregistrées. Ainsi, nous pouvons aisément produire les journaux comptables et le grand livre mensuellement, ainsi que les états financiers. La majorité des opérations courantes sont automatisées tels, dépôt, facturation, notes de crédit et répartition des honoraires. La comptabilité n'est plus ardue et je peux suivre facilement la gestion financière de mon étude. Ce module m'a fait réalisé à quel point la plupart des dossiers à forfaits, ceux pour lesquels la chambre des notaires prévoyait un tarif, ne prenait pas en considération tous les déboursés.

De plus, un module comptes-clients assure le suivi des factures émises et des comptes à recevoir ainsi qu'un rapport sur l'âge des comptes par client et par dossier. Et il va de soi, meilleur suivi des comptes-clients rime avec meilleure gestion. À l'ère pré-Para-Maître, les erreurs et les retards, malheureusement, étaient nombreux. Trop souvent, il arrivait même de ne pas expédier d'états de compte à la fin du mois. De plus, vous savez sans nul doute qu'aucun retard n'est toléré dans la remise de la T.P.S. et de la T.V.Q. perçue... Para-Maître produit automatiquement état de compte et remise, il ne me reste qu'à signer le chèque. Tout le travail s'effectue sans retard et sans douleur !

Excellent pour mes fins de mois, il est impossible d'oublier de facturer avec Para-Maître... aussitôt qu'un dossier est ouvert, le système crée automatiquement une facture.

Quand le mandat est terminé, impossible de fermer le dossier tant que la facture n'est pas complétée. Fini l'altruisme... je facture mais je livre! Mes clients sont les premiers à bénéficier d'une étude organisée et efficace.

Dernièrement, je recevais des clients de longue date, venus faire des modifications à leur testament... nous avons discuté, j'ai écouté, expliqué, conseillé et mine de rien réalisé le nouveau testament.

La fiche client ayant déjà été complétée ultérieurement, il ne restait qu'à inscrire dans un dossier la nature de la transaction à effectuer. J'ai ajouté les clauses appropriées et, subito presto, les informations se sont fusionnées. Automatiquement, l'index au répertoire s'est mis à jour. J'ai réalisé la facture (eh oui!). Efficacité, qualité et rapidité et ce, tout privilégiant un service personnalisé avec mes clients. À peine une heure plus tard, mes clients satisfaits repartaient bien informés et avec leur nouveau testament. Une équipe extraordinaire : client satisfait - notaire efficace - progiciel simple et irremplaçable !

Indéniablement, Para-Maître est un progiciel intégré pour ma pratique juridique qui m'a permis d'affronter les nouvelles réalités financières de la profession notariale... et du monde des affaires d'aujourd'hui. Bien outillé, je suis mieux armé pour faire face à la compétition.

Enfin, depuis que je pratique le droit comme notaire, j'ai toujours pensé que la valeur monétaire d'une étude de juristes était relativement faible quand l'heure de la retraite sonnait. En fait, cette valeur reposait surtout sur les juristes qui la composaient. toutefois, les renseignements contenus dans mon progiciel et les nombreuses possibilités d'opération et de gestion de ces renseignements, me permettent d'assurer aujourd'hui que la valeur de mon étude sera supérieure au jour j de ma retraite.

La chambre des notaires a été le premier (le seul?) organisme professionnel à mettre à la disposition de ses membres un progiciel intégré. Je suis fier d'être notaire et d'en profiter... et je souhaite sincérèment à tous les juristes de posséder un tel outil de travail...

Pour terminer, je vous invite comme promis à une démonstration de Para-Maître... nous allons réaliser ensemble un prêt-vente; madame Louise Martel se porte acquéreur du terrain de monsieur Marc Lemay; opération traitée efficacement et simplement avec l'aide de Para-Maître... à faire palir de jalousie tous les juristes ici présents!

Démonstration

Fin